Tahsil edilemeyen alacaklar için karşılık ayırmak, işletmenin gerçek kârını yansıtması bakımından hayati bir mekanizmadır. Ancak şartları katıdır ve incelemelerde en sık reddedilen kalemlerden biridir.
Kanuni şartlar (VUK m. 323)
Ticari ve zirai kazancın elde edilmesi ve idame ettirilmesi ile ilgili olmak şartıyla:
1. Dava veya icra safhasında bulunan alacaklar
2. Yapılan protestoya veya yazı ile bir defadan fazla istenilmesine rağmen borçlu tarafından ödenmemiş bulunan, dava ve icra takibine değmeyecek derecede küçük alacaklar
şüpheli alacak sayılır ve bunlar için karşılık ayrılabilir.
Karşılık, alacağın değerleme günündeki tasarruf değerine göre pasifte ayrılır.
Kritik şartlar
Şart 1: Ticari faaliyetle ilgili olmalı Alacak, ticari veya zirai kazancın elde edilmesi ve idamesiyle ilgili olmalıdır. Ortaklara verilen borçlar, ticari ilişkiye dayanmayan alacaklar bu kapsamda değerlendirilmez.
Şart 2: Hasılat kaydedilmiş olmalı Alacağın daha önce hasılat olarak kayıtlara alınmış olması gerekir. Henüz gelir yazılmamış bir alacak için karşılık ayrılamaz.
Şart 3: Dava veya icra safhasında olmalı Bu, uygulamada en çok tartışılan şarttır. Sadece “borçlu ödemiyor” demek yetmez; hukuki takibe geçilmiş olması gerekir.
Şart 4: Doğru dönemde ayrılmalı Karşılık, şüpheli hâle geldiği dönemde ayrılmalıdır. Sonraki yıllarda geriye dönük karşılık ayrılması reddedilir. Bu, en sık yapılan hatadır.
Şart 5: Teminatlı kısım hariç Teminatlı alacaklarda karşılık, teminattan geri kalan miktara inhisar eder.
“Küçük alacak” istisnası
Dava ve icra takibine değmeyecek derecede küçük alacaklar için, protesto veya yazı ile bir defadan fazla isteme yeterlidir.
Burada dikkat edilecekler:
- “Bir defadan fazla” ifadesi: en az iki kez yazılı talep
- Yazının tebliğ edildiğinin belgelenmesi (noter ihtarı, iadeli taahhütlü posta, imzalı teslim)
- “Küçük alacak” olduğunun, takip masrafıyla karşılaştırılarak gerekçelendirilmesi
Sık reddedilme sebepleri
- Dönem hatası — Karşılığın geç veya erken ayrılması
- Takip başlatılmamış olması — Yalnızca ihtar çekilmiş, dava/icra yok
- Ticari ilişki bulunmaması — Ortak veya ilişkili kişi alacakları
- Hasılat kaydı olmaması
- Teminatlı kısmın düşülmemesi
- Belgelendirme eksikliği — Dava/icra dosya bilgileri sunulmamış
- İlişkili kişilerden alacaklar — Ek incelemeye tabi tutulur
Savunma dosyası
Karşılık reddedilirse sunulacaklar:
- Dava dilekçesi ve mahkeme esas numarası veya icra takip talebi ve dosya numarası
- Takip tarihini gösteren belgeler (karşılığın doğru dönemde ayrıldığını ispat için)
- Alacağın dayanağı (fatura, sözleşme, cari hesap ekstresi)
- Hasılat kaydını gösteren muhasebe kayıtları
- Küçük alacaklarda: noter ihtarnameleri, tebliğ mazbataları, protesto
- Teminat durumu
Karşılık ayrıldıktan sonra
Tahsil edilirse: Tahsil edilen tutar, tahsil edildiği dönemde kâra aktarılır.
Tahsil edilemezse: Alacak, şartları oluştuğunda değersiz alacak hâline gelebilir ve doğrudan zarar yazılabilir.
Bu geçiş, ayrı bir yazımızda ele alınmıştır.
Önleyici uygulama
- ☐ Vadesi geçen alacaklar için takip takvimi oluşturun
- ☐ Yıl sonundan önce dava/icra kararı verin — dönem şartı için kritik
- ☐ Küçük alacaklarda noter ihtarını iki kez gönderin ve mazbataları saklayın
- ☐ Karşılık ayırdığınız dönem ile takip tarihini eşleştirin
- ☐ Dosya bilgilerini muhasebe kayıtlarına işleyin
İkinci madde önemlidir: Aralık ayında takibe geçmek ile Ocak’ta geçmek arasında bir yıllık fark vardır.
Sıkça Sorulan Sorular
Sadece ihtarname çektim, karşılık ayırabilir miyim? Küçük alacaklar dışında dava veya icra safhasında bulunma şartı aranır. İhtarname tek başına yeterli değildir.
Konkordato ilan eden müşterimin alacağı için ne yapmalıyım? Konkordato sürecinde alacağın durumu değerlendirilmelidir; şüpheli alacak ve vazgeçilen alacak hükümleri ayrı ayrı gündeme gelebilir.
Yurt dışı alacaklarım için karşılık ayırabilir miyim? Şartların gerçekleşmesi hâlinde değerlendirilir; yurt dışı takip işlemlerinin belgelenmesi gerekir.